Kata "convene” atau rapat berasal dari dua kata Latin, con yang berarti "dengan" atau "bersama", dan venire, "datang". Ada dua arti pokok yang terkandung di dalamnya:

Tiga Fungsi Rapat:

1. Rapat menyatukan orang-orang yang mewakili beragam kepentingan dan perspektif dalam diskusi tentang masalah bersama;

2. Rapat menggali dan  mengembangkan  pemikiran  konstruktif dan menemukan solusi baru;

3. Rapat membangun motivasi dan keinginan akan tindakan (langkah) bersama.

Apa yang Perlu bagi Penyelenggara Rapat?

Penyelenggara rapat (convenor) adalah orang yang mampu mengundang para pemimpin dan yang dipimpin, pejabat terpilih dan pemberi suara, profesional dan penerima layanan, kelompok lawan politik dan kelompok kepentingan, serta para eksekutif kelembagaan di sektor pemerintah (publik) dan swasta “untuk berkumpul”. Kemampuan mengundang sejumlah orang lain untuk datang berkumpul muncul dari kapasitas seorang pejabat -- seperti kapasitas hakim atau walikota --. Meski demikian, yang dibahas di sini yaitu tentang penyelenggara pertemuan yang tidak memangku jabatan kepemerintahan yang ditunjuk atau terpilih. Beberapa individu dalam masyarakat yang menjadi penyelenggara pertemuan memiliki pengaruh kekuatan (power) karena respek dan kepercayaan warga yang diberikan kepada dirinya. Penghargaan ini secara terus-menerus  diperoleh selama seseorang tersebut hidup, bekerja dan mengabdi pada masyarakat.

Belum Tentu Setiap Orang Cocok Mengikuti Rapat

Beberapa orang tertentu sebaiknya tidak mencoba-coba menjadi penyelenggara rapat (convenor). Kehadiran dalam rapat mensyaratkan orang yang tidak suka menyerang, namun peduli terhadap orang maupun pada situasi hidup yang buruk. Cengkeraman pada ide-ide sendiri, hendaknya Anda kendorkan. Itu berarti bahwa Anda harus berhadapan dengan pihak yang belum tentu sefaham dengan Anda maupun mereka yang tidak Anda sukai. Anda mendapati bahwa Anda harus dapat melayani setiap orang, bukan hanya teman-teman Anda sendiri. Anda akan tahu pula bahwa layanan masyarakat terjadi dalam semua kegiatan, bukan hanya berlangsung dalam rapat saja. Saat menjadi penyelenggara rapat, Anda harus tidak bersikukuh agar pendapat Anda harus diterima oleh pihak lain. Jika Anda termasuk orang yang mudah diserang, barangkali memang Anda tidak tepat untuk hadir dalam rapat.